Intern toezicht is verplicht voor zorgboeren die werken vanuit de Wlz of Zvw en die dat doen met meer dan tien zorgverleners. Het interne toezicht moet bestaan uit drie onafhankelijke deskundigen.
Bij D’n Aoverstep is er sinds 2020 intern toezicht, omdat dit verplicht werd gesteld vanuit het zorgkantoor die de Wlz deelnemers doorverwees. Jan kende toezichthouder Lucia van Milaan vanuit zijn eigen netwerk en vroeg haar samen een team van drie personen samen te stellen.
Op een vacature kwamen heel veel reacties. Oud-bestuurders en wethouders dienden zich aan om zich met het bedrijf van Jan bezig te houden. Ze bleken niet allemaal even geschikt. “Kijk uit dat je geen mensen aanneemt die liever op jouw stoel willen zitten. En wees duidelijk over de vergoeding. Veel mensen zien het als een mooie bijverdienste. Zeker als ze op de tarievenlijst van de NVTZ hebben gekeken. Maar dat soort bedragen zijn niet reëel in de kleinschalige zorg.” De Federatie Landbouw en zorg heeft de NVTZ gevraagd om informatie op te stellen over vergoedingen voor intern toezichthouders voor kleinschalige aanbieders. Zodra deze informatie beschikbaar is zullen we die delen.
Matchgesprek
Het matchgesprek kan een onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure en vinden Lucia en Jan heel belangrijk en bepalend. “Je moet een goede klik hebben en verwachtingen duidelijk uitspreken. Naast ervaring en vergoeding zijn ook dingen belangrijk als: hoe formeel of informeel is iemand, hoe vaak wil hij of zij langskomen? Gepensioneerden uit de buurt hebben soms teveel tijd en staan dan twee keer per week op de stoep. Dat is niet altijd handig”, vindt Jan. “Het is ook belangrijk dat een toezichthouder weet dat hij advies geeft, maar niet beslist”, vult Lucia aan. “Toezicht houden is echt iets anders dan besturen.”
Uiteindelijk lukte het Jan samen met Lucia een goede pool te maken. Lucia heeft veel ervaring met kleine organisaties in de groei , een ander met financiën en een derde met personeelszaken. “Het is belangrijk dat je verschillende disciplines in huis haalt”, aldus Jan.
Vergoeding
Jan betaalt zijn toezichthouders ieder 300 euro per maand, ongeacht hoeveel dingen ze voor hem uitzoeken. “Dat werkt beter dan vacatievergoedingen”, vindt Lucia. “Hierdoor maakt het niet uit of je meer vergaderingen per jaar hebt of andere tijd investeert. Er is geen drempel voor de ondernemer om je te raadplegen.” In de reguliere zorgwereld verdienen toezichthouders tot 12% van het maximale salaris (€ 223.000 per jaar), dus kan het oplopen tot € 26.760 per jaar.
‘Maak er gebruik van’
En dan heb je een intern toezichthouder, en dan? Jan: “Als je het allemaal hebt geregeld, maak er dan ook gebruik van. Je kunt allerlei vragen stellen. Over het voldoen aan wet- en regelgeving, over tarieven, over het aanbod aan de verschillende doelgroepen. Wij hebben afgesproken vier keer per jaar bijeen te komen met kwartaalcijfers. Uit de laatste cijfers bleek een kostenstijging. Die nam ik voor lief aan, we hebben immers inflatie. Maar onze financiële toezichthouder nam daar geen genoegen mee en bekijkt de cijfers nu wat nauwkeuriger. Oftewel: je beslist nog wel zelf, maar mensen denken met je mee en je hoeft niet meer alles alleen uit te zoeken.”
Bedrijfsstructuur in beeld gebracht
Na de coronatijd vroeg het intern toezicht aan Jan om zijn bedrijfsstructuur in kaart te brengen voor het geval hij plotseling weg zou vallen. Dat is hij toen gaan doen, maar het lukte niet meteen goed. “Door vragen van hen ben ik bewuster gaan nadenken over wat ik doe en hoe dat te continueren als ik wegval. Dat geeft veel rust.”
Lucia: “We zorgen als intern toezichthouders ook voor een goede onderlinge verstandhouding. Zo hebben we voorafgaand aan de vierjaarlijkse vergaderingen onderling overleg en eens per jaar een hei-dag. Veel kleinschalige zorgaanbieders vinden het best heel spannend zo’n vergadering over hoe het gaat. Wij zorgen ervoor dat de relatie goed blijft, bijvoorbeeld door vantevoren de belangrijkste punten al bekend te maken, zodat er geen verrassingen zijn.”
Kwaliteitskader
Het kwaliteitskader voor de zorglandbouw helpt de toezichthouders bij hun werk. Lucia: “Je moet weten waaraan je moet toetsen. Daarbij helpen de verschillende kwaliteitskaders. Er zijn er meer die toegepast kunnen worden, zoals het kwaliteitskader voor de gehandicaptenzorg of het kwaliteitskader voor verblijfszorg voor ouderen. Het kwaliteitskader voor de zorglandbouw is in het geval van D’n Aoverstep heel geschikt.” Jan: “Het kwaliteitskader voor de zorglandbouw is nog niet officieel geregistreerd, maar voldoet voor het zorgkantoor en is heel helpend omdat het domeinoverstijgend werkt en ingericht is op kleinschaligheid.”
Beter nu dan straks
Hij heeft nog een hartenkreet voor zijn collega’s. “Als je intern toezicht moet gaan regelen, doe het dan nu. Het overgangsrecht voor het aanvragen van een vergunning verloopt op 1 januari 2024, dus als je verplicht bent om een vergunning aan te vragen (en dus intern toezicht in te richten), moet je vóór 1 januari de vergunning aangevraagd hebben."