Een van de onderdelen van het kwaliteitskader voor de zorglandbouw is een jaarlijks kwaliteitsverslag. Iets wat perfect kan aansluiten op het jaarverslag dat al voor het keurmerk wordt gemaakt. Reden om in een pilot te onderzoeken in hoeverre het kwaliteitsverslag uit het kwaliteitskader en het jaarverslag uit de KwaliteitsApplicatie (Kwapp) al op elkaar aansluiten.
Opbouw van de pilot
Aan deze pilot werkten in totaal 9 zorgboeren mee: 6 zorgboeren die werken met de Kwapp en 3 zorgboeren die werken met een ander keurmerk. Deze boeren werden in 3 groepen verdeeld: 3 boeren maakten hun jaarverslag in de Kwapp met het kwaliteitskader daarnaast, 3 boeren mochten hun verslag maken in vrije vorm waarin ze dan zowel de normen van de Kwapp als die uit het kwaliteitskader verwerkten en de 3 boeren met een ander keurmerk gebruikten alleen het kwaliteitskader.
De opbrengsten
Nadat alle verslagen klaar waren lazen de boeren, een kwaliteitsmedewerker van een regionale organisatie en de medewerkers van de Federatie een selectie uit de verslagen. Hierover gingen ze met elkaar in gesprek. Dit leverde interessante inzichten op:
- Boeren ervaren de structuur in de Kwapp (de scheiding tussen de beschrijving en de conclusie) soms als te gedwongen, maar wanneer ze deze structuur los mochten laten bleek het toch lastig. De meeste boeren kozen daarom in de opbouw van hun verslag in vrije vorm er toch voor om de hoofdstukkenindeling van de Kwapp aan te houden. Dat voelde als een logische en prettige indeling voor hun verslag.
- Waar eigenlijk iedereen het over eens was, is dat de lay out van het gegenereerde verslag uit de Kwapp niet zo aantrekkelijk is. De boeren missen ook de mogelijkheid om foto’s of plaatjes van tabellen of grafieken toe te voegen in de Kwapp. Dat de vrije vorm deze mogelijkheden wel kent, werd als een grote pre ervaren.
- Boeren gingen verschillend om met het expliciet benoemen van de kernwaarden uit het kwaliteitskader in het verslag. Harriët Knoef - Hiddink van Zorg- en recreatieboerderij De Bult was hier heel bewust mee aan de slag gegaan. Naast voorbeelden van elke kernwaarde(n) had ze door het hele verslag verwezen naar de kernwaarden. En ze bracht met de ‘De 9 kernwaarden in beeld’ de kernwaarden letterlijk in beeld. Met de boeren in haar gespreksgroep besprak ze op welke manier zij dachten dat dit het beste zou kunnen. Daaruit kwam naar voren dat de voorbeelden/verhalen uit de praktijk (eventueel ondersteund met foto’s) een goede manier zijn om de kernwaarden in het verslag terug te laten komen. Samen kwamen ze tot de conclusie dat een paar (1 tot 3) voorbeelden van de kernwaarden voldoende zijn en een goed beeld geven.
- Het kwaliteitsverslag/het jaarverslag dient als een verantwoording naar de buitenwereld en is eigenlijk het visitekaartje van de zorgboerderij. In de gesprekken is daarom ook gesproken over welke elementen in het verslag nu vertrouwen wekken bij de lezer. Daar was iedereen het over eens: laat zien wat je doet en wees ook eerlijk over punten die minder goed gaan. Als er iets mis gaat op de boerderij, is het niet erg om dat te benoemen als je maar laat zien wat je daarvan hebt geleerd en wat je op basis daarvan concreet hebt gedaan (of gaat doen) om herhaling te voorkomen. Juist daar open over zijn, geeft vertrouwen aan een buitenstaander.
- De auditor gaf aan dat ze zag dat de Kwapp zorgboeren goed ondersteunt in het reflecteren op de organisatie. Het kwaliteitskader voegt daar een verdieping aan toe doordat het meer ondersteunt op het reflecteren op de zorg voor de individuele deelnemer: welke zorg heb ik geboden en wat betekent dat voor de deelnemer? Zij ziet de Kwapp en het kwaliteitskader elkaar dus versterken.
- Eén van de conclusies die verder nog werd getrokken, is dat het goed is om je bij het schrijven van je verslag goed te verplaatsen in voor wie je het schrijft en met welk doel.
- Doordat 2 van de boeren met een ander keurmerk uitvielen door bijzondere omstandigheden op hun boerderij, was die groep helaas te klein om een goede vergelijking te maken.
Een ‘feestje’
Het mee lezen van elkaars verslagen en hierover met elkaar in gesprek gaan, werkte motiverend. Hoewel het echt wel even werk is om je verslag te schrijven, kan het je wel een gevoel van trots geven als het klaar is. Werken in de vrije vorm werkte daarbij extra stimulerend omdat je het verslag ook mooi kunt maken. Het enthousiasme werkte aanstekend: “Je krijgt nog bijna zin om een jaarverslag te schrijven” zei Anouk Hafkamp medewerker van de Federatie en zelf zorgboer van Zorgboerderij Jemalupe. Ook Harriët was enthousiast: “Ik denk dat ik het jaarverslag nog een keer ga maken en dan in vrije vorm. Jullie verslagen zien er zo mooi uit.”
Ben je zelf nieuwsgiering geworden? Bekijk dan het jaarverslag van Jan Tackenkamp van Zorgboerderij De Aoverstap die het jaarverslag in vrije vorm maakte of het jaarverslag dat Karin van De Plusboerderij maakte.
Hoe verder?
De deelnemers van de pilot hebben ook samen vooruit gekeken en besproken wat een goede stap zou zijn voor het vervolg. Op het wensenlijstje(s) van het Kwaliteitsbureau staan al het invoegen van afbeeldingen in de Kwapp en zorgen voor een aantrekkelijkere lay out. Het is alleen nog onduidelijk binnen welke termijn dit gerealiseerd kan worden. Concrete acties die wel al vast staan, zijn:
- De Federatie gaat samen met een aantal zorgboeren aan de slag om een handleiding met tips en trucs te schrijven die zorgboeren kunnen helpen bij het maken van hun kwaliteitsverslag.
- De pilot wordt dit jaar herhaald met een grotere groep zorgboeren.