Bij de invoering van het kwaliteitskader zijn in verschillende pilots onderdelen van het kwaliteitskader getest. Zo was er vorig jaar een pilot met betrekking tot ring 4 over de kwaliteitsverslagen. Na de pilot van vorig jaar, vond er dit jaar een vervolg plaats. Vorig jaar stond de vraag centraal of het kwaliteitskader en de onderwerpen in de KwaliteitsApplicatie (Kwapp) van het Keurmerk Kwaliteit laat je zien! goed op elkaar aansloten. Dat bleek het geval.
Daarnaast testten de deelnemers in de pilot de handreiking met tips en trucs voor het schrijven van het kwaliteitsverslag die we op verzoek van de deelnemers van vorig jaar maakten.
Opbouw van de pilot
Er deden drie groepen aan de pilot mee: zorgboeren die werken met de Kwapp, zorgboeren die werken met een ander keurmerk en zorgboeren die hun verslag in vrije vorm mochten maken waarin ze dan zowel de normen van de Kwapp als die uit het kwaliteitskader verwerkten. Na afloop lazen de zorgboeren elkaars jaarverslagen en gingen er samen met iemand van de Federatie en het kwaliteitsbureau met elkaar over in gesprek. Daarnaast vulden de deelnemers vragenlijsten in over hun ervaringen met het schrijven van het jaarverslag.
De opbrengsten
Ter afsluiting van de pilot lazen de deelnemers, de auditoren en medewerkers van de Federatie de verslagen van de deelnemende zorgboerderijen. Hierover gingen ze met elkaar in gesprek. Deze bijeenkomsten werden erg gewaardeerd. De bijeenkomsten leverden veel inspiratie, bevestiging, informatie, motivatie, een frisse blik en een positieve stok achter de deur op. De gesprekken en ingevulde vragenlijsten leverden interessante inzichten op:
- Elkaars jaarverslagen lezen en er met elkaar over in gesprek gaan is erg waardevol. Zorgboeren zouden dat los van de pilot graag blijven doen. Het liefst voordat het jaarverslag ingeleverd moet worden, of vlak daarna. Ze zouden graag zien dat de Federatie dat faciliteert, want zelf organiseren schiet er door de drukte van alle dag al snel bij in.
- De kernwaarden komen heel natuurlijk in de kwaliteitsverslagen terug en geven een goed beeld van de zorgboerderij. Soms zijn juist voorbeelden van hele alledaagse dingen heel sprekend daarin. Ze laten zien wat juist voor de deelnemers heel belangrijk is. De auditoren zien ook dat andere zorgboeren (die niet meededen met de pilot) de kernwaarden in de jaarverslagen verwerken, 5 tot 15% van de zorgboeren heeft dat gedaan.
- Zorgboeren die gewend zijn om te werken met de Kwapp, schrijven het verslag vooral met de auditor in gedachten. Zorgboeren met andere keurmerken richten zich meestal op het eigen bestuur. In beide gevallen sluiten de onderwerpen uit het kwaliteitskader goed aan. De deelnemers aan de pilot ontdekte tijdens de pilot dat bewust stilstaan bij wie het verslag nog meer leest waardevol is. Uit een eerdere analyse van bezoekers van het keurmerkregister, waar de jaarverslagen in zijn opgenomen, weten we dat ook andere personen naar de jaarverslagen kijken zoals gemeenten, de inspectie en soms ook mensen die persoonlijk geïnteresseerd zijn in een zorgboerderij (dat zouden nieuwe deelnemers, naasten, stagiaires en toekomstige werknemers kunnen zijn).
- De hoofdstuk/onderwerp indeling van de Kwapp is erg handig en werd ook door de zorgboeren die werkten in de vrije vorm gebruikt. Er waren zorgboeren die startten in de vrije-vorm-groep, die tijdens het schrijven toch overstapten op het gebruik van de Kwapp omdat hen dat ondersteunde en gemakkelijk langs alle onderwerpen leidde.
- Zorgboeren en ook het kwaliteitsbureau en de auditor vinden dat de lay out van het kwaliteitsverslag dat in de Kwapp gemaakt is beter kan. Zorgboeren zouden graag meer beelden/foto’s willen toevoegen. Vaak geven deze beelden veel informatie over wat de deelnemers ervaren op de boerderij en zijn daardoor een waardevolle toevoeging.
- Er waren geen aanvullingen op de Handreiking kwaliteitsverslag, deze was goed bruikbaar.
Wil je zelf eens een voorbeeld bekijken van een jaarverslag van de deelnemers van de pilot? Bekijk dan het verslag van Zorgboerderij Buitenkans in Haaksbergen of het verslag van De Viermarken uit Enschede.
Hoe verder?
Naar aanleiding van de pilot gaat de Federatie, op sommige punten samen met het kwaliteitsbureau, aan de slag met de volgende punten:
- Beschikbaar stellen van de Handreiking kwaliteitsverslag aan alle zorgboeren, ook via de pagina van het Kwaliteitskader.
- Onderzoeken hoe we de verbetering van de lay-out, vrije vorm en de dialoogsessies een plek kunnen geven in het reguliere proces.